Használati útmutató – Egyszerű munka nézet¶

Az Egyszerű munka nézet (menüben: Munkák) egy helyen kezeli azt, ami eddig két külön menüpont volt: az ajánlatkéréseket és a projekteket. Egy munka végigmegy a teljes úton: beérkezik, árajánlatot kap, elindul, elkészül. Közben végig ugyanazon az oldalon marad, nem kell átugrani egyik modulból a másikba. A tételek, az árajánlatok, a kedvezmény, a feladatok és a mellékletek már a megkeresésnél is ugyanott vannak, mint a munka közben.

Ki- és bekapcsolható

Az új regisztrációknál alapból be van kapcsolva (a Megkeresés státusz nélkül). Kikapcsolva a CégemOne a korábbi módon működik (Ajánlatkérések és Projektek külön menüpontban). A kapcsoló bármikor visszaállítható, az adatok nem vesznek el.

1. Bekapcsolás és beállítások¶

Elérés: Beállítások → Modulok fül, Egyszerű munka nézet kártya. A kártya tetején a kapcsoló, alatta ugyanott a nézet beállításai: Elnevezés, Státuszok, Ellenőrzőlista. A beállítást a lap alján lévő közös Mentés gomb menti.

A beállítások csak bekapcsolt Egyszerű munka nézetnél látszanak. Kikapcsoláskor az ott megadott értékek megmaradnak, és visszakapcsoláskor újra érvényesek.

Egyszerű munka nézet bekapcsolása – bekapcsolva a főmenüben megjelenik a Munkák menüpont, és az alkalmazás többi része (vezérlőpult, ügyfél adatlap, riportok, feladatok, árajánlatok, naptár, számlák, pénzügyi tervező, dokumentumok) is a munkák szóhasználatát követi.
Státuszok – egy tábla a munka útjának sorrendjében: a státusz (úgy, ahogy a listán látszik), mikor kerül ide a munka, Átnevezés (legfeljebb 30 karakter; gépelés közben a bal oszlopban látod, hogyan fog kinézni) és Használom. A Megkeresés, az Ajánlat kiküldve és a Nem releváns kikapcsolható, a többi mindig használatban van.
Megkeresés (Használom) – egyetlen Új munka gomb van; ez a kapcsoló dönti el, hol indul a munka:
- Kikapcsolva: az új munka egyből Folyamatban indul. Akit csak a munkák érdekelnek.
- Bekapcsolva: az új munka Megkeresés státusszal indul, és ha megrendelték, Folyamatban-ra állítod. A Munkák lista és a vezérlőpult mutatja, hány megkeresésből lett munka (Munka lett belőle, a Nem releváns megkeresések nélkül).
- A weboldalról érkező kapcsolatfelvételek mindkét esetben az első státuszba kerülnek („Új”, illetve „Megkeresés”).
Elnevezés – „Munka” vagy „Projekt”: így hívja a felület a munkákat.
Egyedi státusznevek beállítása – minden státusznak saját nevet adhatsz (pl. Folyamatban → „Kivitelezés”). A státusz jelentése nem változik (riportok, zárási arány, naptár), csak a neve. Az új nevet mindenhol látod: a Munkák listán, a munka oldalán, a vezérlőpulton, az ügyfél adatlapján és a Riportok oldal értékesítési tölcsérében is. Az Ajánlat kiküldve és a Nem releváns státusz ki is kapcsolható. Kikapcsolt „Ajánlat kiküldve” mellett a kiküldött árajánlatú munka a Megkeresésben marad, „ajánlat kiküldve” alcímkével.

Ellenőrzőlista beállítása – alapból ki van kapcsolva. Bekapcsolva a munka oldalán jobb oldalt látszik, mi hiányzik még. Kiválaszthatod, mit figyeljen, és hogy mikortól. Lehet mindig, a Folyamatban státusztól, vagy csak Kész státusznál.

Tétel	Alapértelmezett
Ügyfél összekötve	mindig
Elérhetőség	ki
Helyszín	ki
Árajánlat kiküldve	ki
Árajánlat elfogadva	ki
Munka kezdete	Folyamatban-tól
Tételek	Folyamatban-tól
Számla	Kész-nél

2. A Munkák lista¶

Elérés: Főmenü → Munkák.

Felül a számok: hány munka van az egyes fázisokban, mekkora értékben, valamint a zárási arány (Kész / (Kész + Elveszett)). A Nem releváns tételek nem rontják a zárási arányt.
Oszlopok: Megnevezés · Fázis · Érték · Következő lépés · Dátum. Ha több kolléga dolgozik a rendszerben, a következő lépés előtt a felelős profilképe (vagy monogramja) látszik.
Fölötte szűrőgombok a fázisokra; alapból az Aktív (még nem lezárt) munkák látszanak.

3. Státuszok¶

A munka oldalán a fejlécben mindig ugyanazok a gombok látszanak, ugyanabban a sorrendben:

Gomb	Jelentés
Megkeresés (a Megkeresés státusz nélkül: Új)	Beérkezett, még nem indult el.
Ajánlat kiküldve (csak a Megkeresés státusszal)	Kiment az árajánlat. Magától beáll, amikor egy árajánlatot kiküldesz (e-mailben vagy a Kiküldve gombbal).
Folyamatban	Megrendelték, dolgoztok rajta.
Kész	Elkészült.
Elveszett	Valódi érdeklődő volt, de nem lett belőle munka. Beleszámít a zárási arányba.
Nem releváns	Nem volt valódi megrendelési szándék (spam, téves jelentkezés). Nem rontja a zárási arányt.

A státusz csak címke: a munka minden adata (tételek, árajánlatok, feladatok, mellékletek) mindig a helyén marad.
Indulás: a Folyamatban (vagy egyből Kész) gomb egy kis ablakot nyit: itt megadhatod a kezdést és a véget a foglaltsági naptárral (nem kötelező), és ha több árajánlatot is kiküldtél, kiválaszthatod, melyiket fogadták el.
Minden státuszváltás egy rövid megerősítés után azonnal érvényes, nem kell hozzá külön Mentés.
Vissza az elejére: elindított munkánál a Megkeresés / Ajánlat kiküldve / Nem releváns gomb visszateszi a munkát a megkeresés-szakaszba. Semmi nem vész el. Ha a munkán már van számla, nem lehet visszaváltani.
Új árajánlat: ha a munkán már vannak tételek, az új árajánlat azokkal indul (üresen: ⋯ menü → Üres árajánlat). Az elfogadáskor ezek a tételek nem kerülnek fel még egyszer.
Árajánlat elfogadása: egy rövid kérdés („Elfogadod …?”): a munka Folyamatban lesz (vagy az egyedi neve), és az ajánlat tételei a munkára kerülnek. Ha a munkán már vannak tételek, választhatsz: Csak elfogadom vagy Elfogadom és hozzáadom. Az elfogadás a munka kedvezményét, bevételi tervét és díjsorait is az ajánlatból veszi át.

4. A munka oldala¶

Fejléc: balra a cím, jobbra a gombok (Vissza, Mentés, a következő lépés gombja, ⋯). A következő lépés gombja mindig azt kínálja, ami most jön:

A munka állapota	A gomb
Nincs árajánlat	Új árajánlat
Van piszkozat árajánlat	Ajánlat kiküldése
Az árajánlat kiment	Ajánlat elfogadva
Elfogadott árajánlat, még nem indult	Folyamatban (vagy az egyedi neve)
Folyamatban	Kész
Kész, még nincs számla	Számla készítése
Van piszkozat számla (Kész, vagy havi díjas munka)	Piszkozat számla (megnyitja, nem készít másodikat)
Havi díjas (folyamatos) munka, Folyamatban	Számla készítése (az aktuális hónapra)
Kész és kiszámlázva, Elveszett, Nem releváns	nincs gomb

Az Új árajánlat a ⋯ menüben mindig elérhető. Mobilon a gomb az összegző kártya tetején van. Alatta a státusz-sáv: a folyamat balról jobbra, a lezárások (Elveszett, Nem releváns) külön, jobbra. - Elrendezés: - Felül a Megkeresés és a munka adatai, mellettük jobbra a könnyű kártyák (ellenőrzőlista, feladatok, kapcsolódó elemek). - Alattuk a teljes szélességben a tételek, a kedvezmény, az árajánlatok és a mellékletek. - Összecsukható kártyák: minden kártya fejlécében van egy kis nyíl. Amit becsukod, az a többi munka oldalán is becsukva nyílik. Felhasználónként megjegyezzük, akár más gépen is. - Új ügyfél: a „Kapcsolódó elemek” kártyán az Ügyfél felirat mellett van egy + Új ügyfél gomb. Nem kell a lista aljára görgetni.

5. Új munka¶

Elérés: Munkák → Új munka (vagy a vezérlőpult, az ügyfél adatlap gyors gombja). A beállított mód szerint Folyamatban vagy Megkeresés fázisban indul (l. 1. pont). A naptárból indított munka mindig Folyamatban indul, mert kezdő dátuma van.

Mindkét módban ugyanaz az ablak. Lépések: Hogyan induljunk? (sablonból vagy üresen) → Kinek? → A munka → Mikor?
Kinek? Írd be a nevet (és ha van, a telefont, e-mailt). Gépelés közben alul megjelennek a hasonló nevű ügyfelek: ha már ügyfél, kattints rá. Ha nem, a Tovább új érdeklődőként viszi tovább. Üresen hagyva ügyfél nélkül indul.
A munka: munkatípus (ha használod), egyszeri vagy folyamatos, megnevezés, helyszín, honnan jött, felelős.
A megnevezést a rendszer előre kitölti („Név – Munkatípus”, munkatípus nélkül „Név – Munka”), átírható.
Új érdeklődőből nem lesz automatikusan ügyfél; a munka oldalán a + Új ügyfél gombbal egy kattintás.
Foglaltsági naptár: egyszeri munkánál a „Munka kezdete / vége” mezők alatt naptár mutatja, hogy egy-egy napon hány munka fut már (zöld: 1, sárga: 2, piros: 3 vagy több). Kattints a kezdő, majd a záró napra – a két mező kitöltődik. A napra állva látod, melyik munkák futnak akkor. Az összegző sor kiírja a munkanapok számát és az időszakban futó többi munkát.
Ugyanez a naptár ott van a munka oldalán is, a „Munka kezdete / vége” mezők alatt (Mi fut már akkor? sor, kattintásra nyílik), és az Indul a munka ablakban is: amikor egy megkeresést (vagy „Új” munkát) Folyamatban-ra állítasz, ott is megadhatod a kezdést és a véget. Ez nem kötelező, később is kitölthető.

6. Naptár¶

Napra vagy idősávra kattintva egy kis választó jelenik meg: Új feladat (határidő a kattintott nap és óra) vagy Új munka (a munka kezdete a kattintott nap).
Mobilon a feladatos napra koppintva a nap részletei nyílnak meg, alul Feladat hozzáadása és Új munka ezen a napon gombbal.

7. A többi modul bekapcsolt Munkák mellett¶

Vezérlőpult: „Megkeresések (aktív)” („Csak munkát vezetünk” módban „Új beérkezett”), „Folyamatban lévő munkák”, a munkák lezárása (Kész, Elveszett, zárási arány, átlagos zárás) és a legfrissebb munkák. A számok ugyanazok, mint a Munkák listán.
Ügyfél adatlap: az Értékesítés fülön egyetlen Munkák kártya az ügyfél összes munkájával.
Riportok: a konverziós arányban a Nem releváns megkeresések nem számítanak bele a nevezőbe.
Feladatok: a „Kapcsolódó” választóban a munkák „📂 Munka · …” néven szerepelnek.
Árajánlatok, számlák, pénzügyi tervező, dokumentumok: a feliratok a munkák szóhasználatát követik; a számolás nem változik.
A régi ajánlatkérés-linkek automatikusan a munka oldalára visznek.
Kikapcsoláskor: a még el nem indult munkák az Ajánlatkérések listán látszanak (a Projektek listán nem), a felvett tételekkel együtt. A „Projekt lett” ugyanazt a munkát indítja el, új projekt nem jön létre.

Automatikus levelek¶

Elérés: Beállítások → Automatizmusok → Automatikus levelek. Alapból minden ki van kapcsolva.

Válaszd ki, melyik címről menjenek a levelek. Ez egy csatolt Gmail- vagy Microsoft-fiók (Beállítások → Email).
Kapcsold be, amelyik kell. Mindegyiknek saját szövege van (Szöveg gomb):
- Új érdeklődő: köszönőlevél, amikor felveszel valakit e-mail címmel. Az „Új munka” ablakban a Köszönőlevél küldése jelölővel egyenként kihagyható.
- Weboldalról érkezett: rögtön válaszol annak, aki kitöltötte az űrlapot.
- Rákérdezés az ajánlatra: ha a kiküldött ajánlatra N nap után sem jött válasz.
- Munka előtt: emlékeztető az ügyfélnek a munka kezdete előtt (hány nappal, hány órakor).
- Munka kész: köszönőlevél, amikor a munka Kész lesz.
A szövegbe az Adat beszúrása gombbal teheted be az ügyfél nevét, a munka kezdetét, a cégneved stb. Ezek kék címkék; küldéskor a valódi adat kerül a helyükre. Az Előnézet megmutatja, hogyan néz ki, a Próbalevél magamnak elküldi neked.
Egy munkához mindegyikből csak egy levél megy. A bekapcsolás előtti munkákra nem megy levél.
A munka oldalán az Automatikus levelek kártya mutatja, mi ment ki, és ha valami nem sikerült. A levélsablonok, az aláírás és a levelek kinézete a Beállítások → Email fülön vannak (az Automatizmusok fül alján egy link visz oda):
Levélsablonok → Árajánlat-levél: ez van előre beírva, amikor e-mailben küldesz árajánlatot.
Levélsablonok → Új sablon: saját, elnevezett sablonok (pl. „Felmérés időpontja”). Levélküldéskor (árajánlat, kontaktok) a Sablon mezőben kiválasztod, és kitölti a tárgyat és a szöveget; utána átírhatod. A {Ügyfél neve} és a többi kék rész helyére küldéskor a valódi adat kerül.
Levélírás: a küldő ablakokban formázható a szöveg (félkövér, dőlt, lista, link), és a kontaktoknak küldött levél is a cég levélkeretében megy (logó, szín, cégadatok), mint az árajánlat. Ha több postafiókod van, a Honnan? mezőben választhatsz.
Levelek kinézete: minden levél ugyanúgy néz ki: fent a logód, alul a cégadataid (Cégadatok fül); a fő szín választható.
Aláírás: a küldő ablakban magától a levél végére kerül (céges vagy a saját). Részletek: Alapbeállítások → Email.

Automatikus teendők¶

Elérés: Beállítások → Automatizmusok → Automatikus teendők. Bekapcsolt és kikapcsolt Egyszerű munka nézetben is működik.

Ha egy munka a megadott státuszba lép, a feladat magától létrejön hozzá. Látszik a munka oldalán, a Feladatok táblán és a naptárban, és a beállított e-mail emlékeztető is jár hozzá.

Egy szabály részei:
- státusz (Megkeresés, Ajánlat kiküldve, Folyamatban, Kész, Elveszett, Nem releváns);
- feladat neve;
- határidő: +N nap vagy munkanap (a munkanap kihagyja a hétvégét és az ünnepnapot), reggel 9 órára;
- felelős: alapból a munka felelőse, de választható konkrét kolléga is.
Példák: a Példa szabályok gomb három szabályt tölt be:
- Megkeresés → Visszahívás, +1 munkanap;
- Ajánlat kiküldve → Rákérdezni az ajánlatra, +5 munkanap;
- Kész → Számla kiküldése, aznap.
„Ajánlat kiküldve”: akkor is indul, ha egy árajánlatot kiküldöttnek jelölsz.
Nincs duplikátum: ugyanazon a munkán ugyanilyen nevű feladat nem jön létre kétszer. Visszalépés és újra-belépés után sem, és akkor sem, ha a korábbit közben törölted vagy elvégezted.
Mikor nem indul:
- a beállítás előtti munkákra nem vonatkozik visszamenőleg;
- az útmutató minta-adataira sem.
Értesítő: a létrehozás után jobb felül rövid üzenet jelenik meg, például: „Automatikus teendő létrejött: Számla kiküldése (ma)”.

Útmutató (interaktív túrák)¶

A Rendszer → Útmutató túrái követik, melyik nézet van bekapcsolva. Sorrend bekapcsolt nézetben: kétlépcsős azonosítás → alapbeállítások (cégadatok, logó, és a Számlázás szekcióban a tesztüzemmód kapcsoló és a Számlázz.hu / Billingo összekötés helye) → első munka → munka árajánlattal → feladatok → számla a munkából → munka tételei → folyamatos teljesítés. Régi nézetben: kétlépcsős azonosítás → cégadatok → első ügyfél → ajánlatkéréstől a projektig → feladatok → munka tételei → számlázás → folyamatos teljesítés. A valódi (NAV-hoz menő) számlázás bekapcsolása a végén, a bármikor indítható Számlázás élesítése túrában van.

Bekapcsolt Egyszerű munka nézet: „A munka útja” túra – a Munkák lista, az Új munka gomb, a munka oldala (státusz-folyamat, a következő lépés gombja, árajánlatok, ellenőrzőlista). Ha még nincs munka, egy „Minta” munkát hoz létre (az Útmutató oldalon egy gombbal törölhető).
Kikapcsolt nézet: a megszokott „Ajánlatkéréstől a projektig” túra.
Mindkét nézetben, a nézethez igazodva:
- „Munka tételei” (régi nézetben „Projekt tételek”): egy egyszeri munka tételei – átvétel az árajánlatból a kedvezménnyel, saját tétel, mentés, számla a tételekből.
- „Folyamatos teljesítés”: havi díjas munka létrehozása, az időszakok és a havi számla. Bekapcsolt nézetben a túra alatt az Új munka gomb közvetlenül Folyamatban lévő munkát hoz létre, mert a havi díjas munka már megrendelt munka.

A többi túra (2FA, cégadatok, első ügyfél, feladatok, számlázás) mindkét nézetben ugyanaz. Ha nézetet váltasz, a másik nézet túrái elrejtődnek, az elvégzettségük megmarad, és „A munka útja” és az „Ajánlatkéréstől a projektig” egymás párja: aki az egyiket elvégezte, annak a másik nem zárja le a további túrákat. Ha egy túra közben átkapcsolják a nézetet, a túra leáll, és megmondja, melyiket érdemes helyette indítani.